Biuletyn Informacji Publicznej - Urząd Miasta i Gminy Sienno - Sygnalista

Zasady przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych na podstawie
Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów  w Urzędzie Miasta i Gminy Sienno

 

CZYM JEST NARUSZENIE PRAWA?

Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1. korpucji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunku jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziadzinami wskazanymi w pkt 1-16.

W ramach Procedury zgłoszeń zewnętrznych, można zgłaszać naruszenia prawa dotyczące Podmiotu publicznego, w kontekście związanym z pracą.

 

KIM JEST SYGNALISTA?

Sygnalista jest osobą fizyczną, która zgłasza/ujawnia informację o naruszeniu prawa, uzyskaną  w kontekście związanym z pracą, w tym:

1. pracownik;
2. pracownik tymczasowy;
3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4. przedsiębiorca;
5. prokurent;
6. akcjonariusz lub wspólnik;
7. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9. stażysta;
10. wolontariusz;
11. praktykant;
12. funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
13. żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834). 

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów stosuje się także do osoby fizycznej, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą,  w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej  w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

1. Dane kontaktowe umożliwiające dokonania zgłoszenia zewnętrznego:

Koordynator ds. obsługi zgłoszeń – Sekretarz Miasta i Gminy Sienno

Zgłoszenia Naruszenia mogą być przekazywane za pomocą: 

1. dedykowanej skrzynki mailowej obsługiwanych zgłoszeń: sygnalista@sienno.pl ; w tytule e-maila należy wpisać: „zgłoszenie zewnętrzne”; 
2. wypełnienia formularza zgłoszenia Naruszenia i złożenie go Koordynatorowi ds. obsługi zgłoszeń w Urzędzie Miasta i Gminy Sienno, ul. Rynek 36/40, 27-350 Sienno;
3. osobiście u Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń;

Zgłoszenia anonimowe oraz takie, co do których nie da się w sposób jednoznaczny zidentyfikować osoby dokonującej zgłoszenia, pozostawia się bez rozpatrzenia. Organ nie rozpatruje zgłoszeń anonimowych.

 

2. Warunki objęcia Sygnalisty ochroną:

 Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).

 

3. Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego  

Zgłoszenia naruszeń prawa są weryfikowane przez Zespół ds. rozpoznawania zgłoszeń zewnętrznych w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz odpowiedzialności za jego rozpatrzenie  i przeprowadzanie działań następczych.

W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, organ przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

 Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu  z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

Organ – jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.

Organ potwierdza przyjęcie zgłoszenia na podany przez Sygnalistę adres kontaktowy. Informacje przekazuje się nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo organ ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty. Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa w rozumieniu ustawy o sygnalistach, organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenie  o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia. W takim przypadku organ może przekazać informację o trybie przewidzianym w przepisach odrębnych do rozpoznania zgłoszenia.

Organ informuje Sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia do innego organu publicznego, jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakres działania organu.

Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, organ podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i podjęcia działań następczych.

 W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ może przekazać zgłoszenie: 

1. jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;
2. innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

W ramach postępowania, organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do Sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. Wszystkie zgłoszenia odnotowywane są w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

4. Informacja zwrotna dla sygnalisty

Organ przekaże Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia. Informacja zwrotna zawiera informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

5. Zasady poufności

Organ publiczny gwarantuje, gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych  oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

1. uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
2. zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności, o której mowa wyżej, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Środki komunikacji przyjęte na potrzeby przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych w Urzędzie zapewniają poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed odczytaniem przez osoby nieuprawnione.

6. Zasady przetwarzania danych osobowych

Przetwarzanie danych osobowych zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, odbywa się zgodnie z RODO. Dane osobowe zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba, że za wyraźną zgodą zgłaszającego. Tożsamość zgłaszającego może zostać ujawniona również wtedy, kiedy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie są zbierane i przetwarzane w związku  z otrzymaniem zgłoszenia w celu weryfikacji zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych, bez zgody tej osoby. Wobec zgłaszającego obowiązek informacyjny zgodnie z art. 13 RODO spełniany jest przy przesyłaniu pierwszej korespondencji po dokonaniu zgłoszenia oraz poprzez umieszczenie klauzuli informacyjnej na stronie BIP podmiotu publicznego.  Wobec osób oraz osób wymienionych w zgłoszeniu, jak również osób trzecich pomagających w zgłoszeniu obowiązek informacyjny spełnia się publikując klauzulę informacyjną na stronie BIP Podmiotu publicznego. Ochrona poufności obejmuje tożsamość zgłaszającego oraz osób wymienionych w zgłoszeniu, jak również osób trzecich pomagających w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. Wyłączenie ochrony poufności danych osobowych zgłaszającego podlega wyłączeniu wyłącznie wtedy, gdy wyrazi on wyraźną zgodę na ich ujawnienie oraz w przypadkach wskazanych w ustawie. Do zachowania poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia oraz osób wymienionych w zgłoszeniu zobowiązani są również nieupoważnieni pracownicy, którzy weszli w posiadanie tych informacji. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem zgodnie z art. 8 ust. 8 Ustawy, są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po okresie przechowywania wskazanym powyżej dane osobowe oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są niszczone zgodnie z przyjętą procedurą brakowania dokumentów. Nie stosuje się powyższego przepisu, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.

7.   Charakter działań następczych  

Zgłoszenia naruszeń prawa są weryfikowane przez Zespół ds. rozpoznawania zgłoszeń zewnętrznych w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz odpowiedzialności za jego rozpatrzenie  i przeprowadzanie działań następczych. W ramach postępowania, organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do Zgłaszającego o udzielenie dodatkowych wyjaśnień.   Jeżeli Zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Podmiotu publicznego, podjęte zostaną dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa. W szczególności Podmiot publiczny może podjąć jedno lub kilka z poniższych działań: wprowadzenie zmian w procedurach;  zgłoszenia odpowiednim organom;  nałożenia sankcji na osoby odpowiedzialne; przeszkolenia personelu; wdrożenia nowych systemów kontroli. 

W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, Podmiot publiczny może przekazać zgłoszenie:  

1. jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;
2. innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

8. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi, oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonania zgłoszenia zewnętrznego.

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności,  w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności  w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że zgłaszający miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą o sygnalistach. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, może zgłaszający wystąpić o umorzenie takiego postępowania. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, ma on prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie) lub prawo do zadośćuczynienia. Środki ochrony sygnalisty opisane w Procedurze oraz przepisach, dotyczą także:

1) osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą; 2) osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.  W związku z przyjmowaniem zgłoszeń zewnętrznych, Podmiot publiczny zapewnia ochronę poufności tożsamości osoby, której dotyczy zgłoszenie.

9. Warunki ochrony sygnalisty zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów.

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Sygnalista podlega ochronie (określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów) od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Sygnalista przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego może skorzystać z poufnej porady prawnej w organie. W tym celu należy skontaktować się z Sekretarzem Miasta i Gminy Sienno osobiście lub za pomocą numeru telefonu: 517 530 115.

10. Urząd Miasta i Gminy Sienno nie spełnia przesłanek art. 23 ustawy o ochronie sygnalistów.

11. Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich:

Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany. Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl, 

Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa